“일머리는 하루아침에 생기지 않지만, 이런 습관은 빨리 들일 수 있어요”
신입 시절엔 모르는 게 많고, 그래서 뭐든 시간이 오래 걸릴 수밖에 없어요. 간단한 문서 하나 작성하는 데도 시간이 오래 걸리고, 물어보기도 조심스럽고요. 그렇다고 해서 그냥 시간이 해결해주길 기다릴 수는 없잖아요.
일머리는 금방 생기지 않지만, 습관만 잘 들여도 업무 효율성이 눈에 띄게 달라질 수 있어요. 몇 가지 습관만 잘 익혀두면, 생각보다 빠르게 ‘일 잘한다’는 말 들을 수 있을 정도로 달라질 수 있어요.
오늘은 신입 지구언이 실제로 직장에서 당장 써먹을 수 있는 현실적인, 효율성 팍팍 올라가는 6가지 방법을 소개할게요. 하나씩 실천해보면 분명 변화가 느껴질 거예요.
목차
1. 우선순위 바탕의 업무 순서 배정
신입 때 제일 많이 듣는 말이 “일 좀 우선순위에 맞춰서 해”예요. 처음엔 모든 일이 다 중요해 보이는데, 사실 그중 진짜 중요한 건 일부에 불과하거든요. 하루의 업무 중 회사의 성장, 본인의 성장과 직결되는 1순위의 업무는 사실 없거나 10%도 안될 가능성이 높아요. 믿기지 않죠? 분명히 필요한 업무라 다 했는데, 여기서 중요한 건 10%도 안된다니...
- 아침에 출근하면, 하루 할 일을 간단히 정리하세요. 각 업무에 걸릴 시간을 대략 써보고, 중요도/긴급도에 따라 순서를 매기세요. (예: 오전엔 피드백 필요한 업무, 오후엔 루틴한 반복 업무)
구글 캘린더, Notion 같은 도구를 활용하면 일정 시각화도 가능하고요. 단순히 해야 할 일을 쭉 나열하는 게 아니라, 얼마나 중요한지, 얼마나 급한지를 따져서 정리하는 습관이 필요합니다. 중요도에 따른 업무 흐름을 읽는 눈을 만들어야 해요. 속지 마세요! 모든 업무가 필요해서 하지만, 모든 업무가 1순위는 아니라는 사실을!
2. 질문은 구체적, 보고는 자주
입사 초기의 가장 흔한 실수는 '혼자 고민하다가 시간 날리는 것'이에요. 업무를 제대로 이해하지 못한 채 시작하고 일을 끝내면 결국 다시 하게 되고, 결론적으로 더 큰 낭비가 되어 버려요. 그래서 처음엔 질문, 중간엔 보고, 끝나면 공유가 철칙입니다. '소통이 되는 사람'이 중요해요.
- 질문) 모르는 건 묻되, “이거 어떻게 해요?”보다는
→ “이렇게 이해했는데 맞을까요?”처럼 맥락을 담아 질문하는 게 좋아요. - 보고) 다 하고 나서 "다 했습니다!" 보다는,
→ “지금 OO 업무는 중간까지 완료했고, OO까지 마무리 예정입니다.”, "지금 OO까지 했고, 이 다음은 이렇게 할 예정입니다." 와 같이 중간중간 짧게라도 공유하는 게 좋아요.
이렇게만 해도, “아, 이 사람 믿고 함께 일할 수 있겠다”는 인상을 줄 수 있어요. 단순히 일 잘하는 사람을 넘어서, 체계적으로 일 처리하는 동료, 팀워크를 아는 동료라는 이미지를 만들 수 있죠. 일은 혼자 하는 게 아니잖아요. 같이 일하는 사람에게 신뢰를 주는 것, 그게 진짜 실력입니다.
3. 반복 업무는 반드시 자동화, 템플릿화
매일 작성하는 메일, 회의록, 보고서 - 비슷한 내용을 계속 쓴다고 생각하세요? 신입일수록 반복적인 업무가 많을 수밖에 없어요. 그런데 똑같은 걸 매번 똑같은 방식으로 하는 건 비효율이에요. 이럴 땐 자동화, 템플릿화가 진짜 답이에요. 누가 알려주지 않아서 똑같은 방식으로 한다고요? 그럼 여러분의 발전도 딱 거기까지!
- 회의록은 양식을 만들어두고, 내용만 채우기
- 보고서 자주 쓰는 문장, 표현은 미리 정리해두기
- 이메일은 자주 쓰는 템플릿으로 저장해서 바로 불러오기
- 시장 조사는 RSS와 파이썬을 활용해 같은 시간에 크롤링 & 정한 양식에 맞춰 보고서 자동 작성 등
엑셀 매크로나 구글 스프레드시트의 자동화 기능, Notion 데이터베이스 등도 써보면 매우 매우 유용합니다. 중요한 건 “이건 계속 반복되는데, 덜 귀찮게 할 방법은 없을까?”라는 불편함을 개선하려는 시선과 시도예요. 작은 반복을 줄이면, 더 중요한 일에 에너지를 쓸 수 있어요.
4. 폴더 & 파일명, 1초만에 보고 파악
정리, 성격이 아닌, 기술입니다!
요즘 MBTI가 하나의 문화처럼 자리 잡았죠. 사람 만날 때 “너 MBTI 뭐야?”부터 묻고, 팀플할 때도 “J형이라 다행이다”, “P는 감당 안 돼” 같은 말이 자연스럽게 오가요. 그러다 보니 자연스럽게 정리를 잘하면 “너 J지?”, 파일이 뒤죽박죽이면 “완전 P 스타일ㅋㅋ” 이런 식으로 MBTI에 갖다 붙이기 일쑤예요.
그런데 정리는 J, P의 이슈가 아닌, 스킬적 이슈입니다. 특히 나 혼자가 아닌, 타인과 일을 하는 회사라는 공간에서의 정리란, '이타적 스킬'이 기반이 된 능력이라고 봐야 해요.
회사는 보통 나름의 파일 정리 방식이 있어요. 폴더 구조, 파일명 규칙, 버전 관리 방식 같은 거요. 있는 회사라면 그것을 따라야 합니다. 그런데 가끔 그런 기준 없이 “그냥 편한 대로 하세요~” 분위기인 회사도 있죠? 이럴 때, 진짜 조심해야 해요. 각자 마음대로 파일을 만들고 저장하다 보면, 정리 실력은커녕 ‘혼자만 이해하는 구조’만 늘어요.
일 잘하는 사람의 폴더에는 공통점이 있어요. 완전 깔끔하거나, 미니멀한 게 중요한 게 아니라 누가 봐도 필요한 걸 금방 찾을 수 있게 정리되어 있다는 것.
📌 폴더: 사업(프로젝트)명 or 문서의 속성명
📌 파일명: 내가 아니라, 남이 봐도 1초면 알아 볼 수 있게
예) 240401_브랜드제안서_v2f.pptx ← 날짜 + 제목 + 버전 + final(f) 표시
예) AAA_브랜드제안서_240401v2f.pptx ← 날짜 + 제목 + 버전 + final(f) 표시\
정리는 사실 처음엔 좀 귀찮아요. 근데 한 번만 제대로 정리해두면? 그게 내가 일할 때 가장 빠른 길잡이가 돼요.
정리 습관은 ‘나만 편하자고’가 아니라 같이 일하는 사람들도 덜 헤매게 하는 배려의 기술이에요. 이타적인 정리를 할 줄 아는 사람이, 진짜 일 잘하는 사람입니다. 처음부터 완벽할 필요는 없지만, 나중에 다시 봐도 이해되는 구조는 꼭 만들려고 해보세요. 이건 진짜 실무에서 바로 먹히는 스킬입니다.
5. 단축키, 단축어 등 디지털 스킬
업무에 ‘속도감’이 붙으려면, 마우스보단 키보드를 많이 써야 해요. 생산성 높이는 기본기, 의외로 이런 데서 나옵니다.
- 화면 캡처: 윈도우는 윈도우 + Shift + S, 맥은 Command + Shift + 4
- 자주 쓰는 문장은 단축어로 설정
- 업무 도구 단축키 익히기 (예: Ctrl + K로 링크 걸기, Ctrl + Shift + V로 서식 없이 붙여넣기)
위에 적지 않은 것도 정말 많아요. 스스로 관찰해 보세요. 본인이 매일 반복적으로 사용하는 디지털 명령어가 무엇인지. 그리고 그 명령어와 관련된 단축키를 찾아 사용만 해도 마우스에 손 갔다, 키보드에 갔다 하는 오고가는 낭비가 확 사라집니다. 작은 거지만, 하루에 몇 분씩 아끼는 게 쌓이면 일 잘하는 사람들의 스킬을 갖게 되는 거죠.
6. 실행하는 회의록 작성
입사 초기엔 회의 중에 듣느라 바쁘고, 끝나고 나면 “아까 뭐라고 했지?” 싶은 순간이 많아요. 하지만 업무는 ‘듣는 것’으로 끝나는 게 아니라, ‘정리하고 실행하는 것’까지가 진짜예요.
그래서 회의든 브리핑이든, 내용을 메모하고 끝나자마자 요약 정리하는 습관이 정말 중요합니다. 여기서 포인트는, 그 요약을 누군가에게 잘 보이려고 쓰는 게 아니라는 거예요. 그래서 메모할 땐 그냥 적는 게 아니라, "누가 / 무엇을 / 언제까지" 할지를 꼭 담아서 정리하는 게 좋아요. 이렇게만 해도, 나중에 내가 만든 요약 자료 하나로 팀 전체가 후속 업무를 자연스럽게 이어갈 수 있어요.
말로만 오간 얘기는 금방 잊히고, 누가 뭘 하기로 했는지도 흐릿해져요. 그러다 보면 회의는 열심히 했는데, 실질적인 결과는 없는 경우가 많죠. 말만 많고 실행은 없는, 그런 회의 말이에요.
위에 기재한 방식으로 회의록을 기재해서 상사에게 공유해보세요. “회의 요약해서 정리해봤습니다” 하면서 톡이나 메일로 보내면, 딱히 길지 않아도 ‘일 잘하는 신입’이라는 인상을 확 줄 수 있습니다.
처음엔 누구나 버벅이고, 시간이 오래 걸리는 게 당연해요. 하지만 오늘 소개한 여섯 가지 방법만 잘 실천해도, 분명 일의 속도와 정확도가 달라집니다. 지금 중요한 건 완벽함이 아니라, 하루하루를 ‘조금 더 나아지게’ 만드는 습관이에요. 지금 이 글을 읽은 당신이라면, 이미 그 첫걸음은 제대로 디뎠습니다. 화이팅이에요!
